Les entreprises cherchent en continu la performance dans leur prestation. Pour y parvenir, l’externalisation d’un service est actuellement très privilégiée. Le secrétariat téléphonique est l’un des services concernés par cette nouvelle option de travail. L’entreprise, qu’elle soit débutante ou en pleine activité, disposera plus de temps pour s’adonner à ses tâches rapportant un bon rendement.
Pourquoi externaliser sa permanence téléphonique?
Il existe plusieurs avantages associés à l'externalisation du standard téléphonique, parmi eux : le gain de temps aux sociétés. La raison la plus attenante est d’assurer une permanence de réponses aux appels téléphoniques. Des personnes externes à l’entreprise souhaiteront constamment entrer en contact avec celle-ci. Ce sont les clients, les prospects, les fournisseurs, les différentes sociétés en collaboration avec l'enseigne et parfois des membres de la famille des salariés. En fonction de la demande, ils seront pertinemment redirigés vers le service concerné, soit sa requête est rejetée.
L’idée est ainsi d’avoir un standard téléphonique capable de gérer l’accueil. Il saura catégoriser l’objet de l’appel pour une communication en amont. Elle déterminera vers quel service ou vers qui sera envoyé l’appel. Cette gestion d’appels peut être assurée par un spécialiste en secrétariat externalisé. Ce dernier assumera une disponibilité étendue à l'endroit des clients. La plupart des sociétés font désormais appel à des professionnels afin d’externaliser leur permanence téléphonique comme l'externalisation de standard chez Thelem.
Dans quel objectif est-il intéressant de s'adresser à un spécialiste ?
L’externalisation est un véritable choix stratégique. Le premier objectif est d’assurer une image de marque et montrer une grande qualité de flexibilité et d’organisation. L’autre objectif est d’obtenir une meilleure gestion du travail depuis le début. La maîtrise de la prise de message et le suivi des demandes seront plus aisés. Les chaines de production sont alors conservées, le soutien technique et le SAV sont confiés à un partenaire spécialisé.
La disponibilité et la productivité assumeront une flexibilité organisationnelle. La gestion d’activité sera plus facile. L’externalisation s’adapte au mieux au marché et à ses flottements. L’objectif suivant est d’obtenir un meilleur rapport qualité/prix de ce service. Généralement, le secrétariat téléphonique externalisé dispose d’un tarif avantageux. La grille tarifaire la plus profitable sera adoptée par l’entreprise pour éviter un surcoût. Contrairement, l’emploi de service téléphonique interne engendre des surcoûts. La gestion de son budget en sera plus contrôlée. Cette option contribuera à la revitalisation et au développement de l’entreprise.
Comment trouver un professionnel dans ce domaine ?
La décision de trouver un professionnel pour votre entreprise doit être traitée avec beaucoup d’attention. Il est capital de collaborer avec un prestataire sérieux. Perdre une bonne partie de la clientèle potentielle sera un risque pour l’entreprise. Avant de trouver ce professionnel, il faut définir certains éléments vitaux à votre entreprise et à ses activités.
Le prestataire choisi devrait être capable de travailler dans les zones géographiques de vos actions, nationales ou internationales. Ce professionnel doit assurer, si nécessaire, de proposer des interlocuteurs capables de dialoguer avec des clients étrangers. Également, il doit être en mesure d’assurer le secrétariat téléphonique sur la plage horaire souhaitée. De plus en plus de spécialistes se font connaître. C’est le cas, par exemple, de l’externalisation de standard chez Thelem. C’est une société qui œuvre dans ce domaine depuis quelques années.
Une disponibilité permanente, un gain d’argent, une possibilité de se concentrer pleinement dans vos domaines d’activités, une augmentation de nombre de clients, une optimisation des espaces dans vos locaux, un service d’essai un mois sans engagement, tels sont les avantages prônés par ce spécialiste.
Aujourd’hui, le recours aux services de spécialistes se fait de plus en plus nombreux. L’externalisation de standard est l’un d’entre eux. L’avantage est considérable pour une entreprise nouvelle ou une autre en pleine expansion. Tout est question de coûts et qualités de service.